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No.115 経営者が行うべきタスク管理とは
2024-04-01
こんにちは、アオイパートナーズの齋藤です。
今日から4月。
先週末は特に暖かくなってきて、やっと春本番という感じがしますね。
人々の気分も明るくなり、行動も軽やかになり、経済活動も活発になることを期待したいものです。
４月から新しい会計年度に入る企業においては、新年度の重点目標・重点施策などをまとめた経営方針を経営者が示し、それを受けて各部門で具体的な数値目標やアクションプランを立てていることでしょう。
その後の進捗確認や軌道修正などについても、月次や四半期単位で、部門内会議・部門長会議・
経営会議などを通してPDCAサイクルを回していくのが一般的です。
このように明確な方針・目標・アクションプランがあって、それを共有できていて、
フォローアップの仕組みが制度化されている場合は、タスク管理がしやすいですね。
部門単位であれば、エクセルで簡単な管理表を作って可視化・共有して、
本人と部門長がタスク管理をしていくだけでも、成果につながる確率は上がると思います。
しかしながら、このような仕組みに乗りにくいタスクもあります。
その最たるものは、経営者からの突発的な指示。
期初の経営方針には書いていないけれども、期中の時々で経営者が必要だと思ったことを
随時指示することは、当然ながらよくあることでしょう。
これらの指示は、部門長に対して行われることもあり、部門長を介さずに直接担当者へ行われることもあります。
「新商品の企画原案をまとめて」「この商材の営業戦術を出して」「ここの工程の生産性を上げる施策を出して」
「管理部門のここをもっと効率化して」「他部門との連携をもっと活発にして」
「抜本的な問題解決の施策を考えて」など、経営者が都度思いつく課題は多岐にわたります。
よく社員からは「社長の思いつきに振り回される」などと揶揄されがちですが、
常に会社の業績向上を考えている経営者が、柔軟性とスピード感を持って指示を出すことは、
至極当然だと私は思います。
経営者としては、自社の未来と現状を踏まえて、会社全体に目を配り、
優先的な課題だと思ったことを都度指示しているわけですが、その指示が実行されないことがあります。
数ヶ月経って「指示したのになぜやっていないのか、責任感がなさすぎる」と叱責しても、
過ぎた時間は取り返せない。
そのようなことが、多くの会社で日常的に起きていると感じています。
この問題の原因は「指示と管理の曖昧さ」にあります。
指示を行う際は、責任者、期限、要求状態を明確にすることが重要です。
特に曖昧になりがちなのは、要求状態です。
誰が、いつまでに、どういう状態にするのか。
経営者が要求するゴールの状態、出来栄えの状態を相手が理解できていなければ、後々問題が生じます。
期限通りに報告されても「求めていたものと違う」となってしまいます。
また、管理においては、管理者、手法、サイクルを明確にすることが必要です。
誰が、どんなツールや方法で、どんなサイクルで確認するのか。
指示しただけでフォローアップが行われなければ、望ましい状態にならないこともある。
通常、この管理は部門長が行うわけですが、最終的な結果責任を負うのは経営者です。
部門長であっても、経営者が十分な管理を行わなければ、
会社を守り業績を伸ばすことは、いずれ難しくなります。
さらに、中小企業においては、経営者が部門長を通さずに担当者に直接指示を出す場合もあるでしょう。
この場合、部門長との調整が図られていませんから、その指示を出した経営者が直接管理することになります。
「私が担当者に指示したことを部門長は共有していないのか」と叱責されても、
その部門長は納得できないでしょう。
経営者は自身のタスク管理だけでなく、指示したタスクの管理も行う必要があります。
部門長に指示したタスクの管理、担当者に直接指示したタスクの管理。
指示した側が管理することが重要であり、この経営者の姿勢が、
部門長や担当者のセルフマネジメント能力を上げることにもつながります。
まずは明確な指示を出し、その上で「指示したのだからやって当然」ではなく
「指示した側が管理するのが当然」という考え方でマネジメントに取り組んでほしいものです。
