アオイパートナーズ｜目標マネジメントコンサルティング｜栃木県宇都宮市

こんにちは、アオイパートナーズの久保田です。
退職代行サービスの利用が増加しているようですね。
弊社のクライアント企業では、代行サービスを利用した退職者は出ていないものの、従業員が退職することになった、急いで対応しなければ…という話は頻繁に耳にします。
退職者が発生すると、従前より少ない人数で業務を行わなければならないわけですから、企業にとっては頭の痛い問題です。

しかし、敢えて言いたい。
退職発生はチャンスだと。

最近の事例として、弊社のクライアントの一つであるN社さんでも、中堅社員Tさんが退職することになりました。
火曜日にTさんと同僚との間にトラブルが生じ、水曜日にTさんは欠勤、

木曜日にTさんから退職の申し出があり、金曜日にTさんに上長が面談した結果、

月曜日からTさんは有給取得に入りそのまま退職するという…スピーディーな？スケジュール感です。

N社さんでは、実は、退職者の発生が慢性化していました。
そのため、常時、欠員補充を行っているような状態でした。
今回のTさんの退職に際しても、欠員補充を進める流れでした。
そこに、欠員補充を保留するように、ご提案しました。

というのも、Tさんが担当したり関わったりしていた業務においては、トラブルが頻発していました
（Tさんの退職も業務上のトラブルに端を発するものでした）。
そのため、業務の質もスピードも低下していました。
また、他の従業員との関係性も悪化していました。

実は、そのようなTさんに対する不満を、Tさんの退職前に、他の従業員から聞いたことがありました。
それを受けて、何人かにTさんの業務内容や手順を訊いてみたのですが、

誰も明確には把握していないようでした。
要は、Tさんの業務が適正ではない状態で属人化していたということです。
とはいえ、私もTさんと接したことがありましたが、

能力が特別に低かったというようには感じませんでした。
聞いたところによると、Tさんは前任者の業務をそのまま引き継いだものの、

十分に教育をされていなかったようです。
だとすると、Tさんとしては自分なりに業務をこなすように努めていたにもかかわらず、

トラブルが多発していたのかもしれません。
いずれにしてもTさんの担当している業務の改善を行わねばならない、

そう考え始めた矢先に、Tさんが退職することになったのでした。

このような状態で人員補充を行ったとしても、同じことの繰り返しになり、

第2第3の「Tさん」が生み出され続けていくだけです。
そこで、まずは業務の効率化や標準化を進め、異動や役割分担の見直しによる人員の偏りをなくした上で、

必要に応じて人員補充を行うようにご提案したのでした

（ちなみにN社さんに限らず、中小企業においては、業務が非効率で、

標準化できておらず属人的になっていると感じることが多々あります）。

業務の効率化や標準化においては、何名かの適正な人材にTさんが行っていた業務を

一時的に分担して担当してもらうことになりました。
そうして、見えてきたのは、業務が重複していた、

目的のはっきりしない不要な書類作成などの無駄な業務が行われていた、

慣れないとわかりづらい業務プロセスだった、そもそもミスが発生しやすい業務プロセスになっていた、などなど。
このように、問題点を顕在化して共有することができたため、その後の改善はスムーズに進んでいきました。
業務を分担してくれた人にとっては、一時的であれ負担が増えて大変そうではありましたが、

業務改善の効果を実感できていたようで、活きいきとしていたのが印象的でした。

逆に、Tさんが退職していなかったら、これほどスムーズに業務改善を行えなかったかもしれません。
一般的に、担当者が自ら行おうとしない業務改善は簡単ではありません。
担当者が、自分の業務や能力を否定されているように感じてしまい、反発しかねないからです

（私も、Tさんの在職中に業務改善を行わざるを得ないと考えたものの、気合が必要だと思っていました…）。
ですので、退職は企業にとっては望ましいものではありませんが、改善につなげるチャンスではあり、

活かせることができれば「災い転じて福となす」になるでしょう。
さらに、退職をきっかけとした業務の見直しの効果を実感してもらうことで、

在職者の業務改善意欲の向上にもつなげていきたいところです。
もちろん、離職率が適正に保たれる職場づくりも同時に進めたり、

そもそも業務改善を仕組みに組み込んだりしておくことも大切なのは言うまでもありません。
ということで、何事も機会に変え、最大限に活用し、業績の向上につなげていきたいものです。